Cómo proteger los documentos valiosos en una oficina

En toda oficina se maneja una serie de documentos que contienen información valiosa desde el punto de vista sentimental, económico o de valor histórico, tanto de la empresa en sí, como de los clientes que maneja, es por ello que si desea que su oficina sea exitosa, debe mantener un estricto sistema de seguridad en lo que a documentación se refiere.

Es por esta razón que se muestran las principales opciones que sugieren los profesionales en lo que respecta al resguardo de la documentación perteneciente a la oficina y sus clientes.

Mobiliario reforzado con cerraduras

La primera opción existente en una oficina, para resguardar determinada documentación, suele ser el mobiliario de la oficina, este tipo de mobiliario trae un tipo de cerradura instalada de fábrica, generalmente esta cerradura es de baja gama en cuanto a seguridad.

Es por ello que se sugiere contratar los servicios de un cerrajero profesional en Sants, que pueda realizar el cambio de cerraduras necesario para ser reforzado. Algunas de las cerraduras más seguras para mobiliario de oficina son los siguientes:

  • Cerraduras para cajones: Consisten en cilindros que pueden ser utilizados en muebles de madera o metal, prefiera cilindros de alta gama, que significa de alta seguridad.
  • Cerraduras para archivadores: Es un sistema especial en el que con una sola cerradura se bloquean todos los cajones del archivador.
  • Cerraduras electrónicas: Definitivamente, este es el tipo de cerraduras más seguros que existe en el mercado, puede instalarse en cualquier tipo de mobiliario. Este tipo de cerradura puede desbloquearse con el uso de una tarjeta que contiene el código de desbloqueo.

Caja fuerte en la oficina

Existe una amplia variedad en tipos de caja fuerte en el mercado, para elegir la que mejor se adapte a las necesidades de la oficina, puede consultar con un cerrajero profesional. Sin embargo, las cajas fuertes que mejor se adaptan al ambiente de oficina son las siguientes:

  • Caja fuerte para empotrar: Las cajas fuertes son muy pesadas, esto las hace complicadas para ser trasladadas, y si a esto se suma el hecho de estar empotrada, aumentará su resistencia a ser robada.
  • Caja fuerte ignífuga: Es una caja elaborada en una aleación especial que la hace soportar altas temperaturas provocadas por algún incendio.
  • Caja fuerte camuflada: Existen diversos diseños para ser adaptados a la decoración de su oficina, y puedan pasar desapercibidas ante los ojos de posibles ladrones.
  • Caja fuerte de alta seguridad: Son las cajas fuertes más seguras del mercado, son casi imposibles de abrir si no se dispone de los códigos para lograr abrirla.

Servicio de un centro especializado en custodia de documentos

Existe una serie de documentación que posee un alto grado de confidencialidad, por lo que requiere ser resguardado en un lugar en el que no pueda ser dañado ni se extravíe, logrando ser preservado durante mucho tiempo.

En este caso, se puede solicitar la contratación de un servicio de un centro especializado en custodia de documentos. Estos cuentan con una serie de medidas de seguridad que incluyen circuitos de videovigilancia, control de acceso a las instalaciones, sistemas de emergencias básicas, como control de incendios, por mencionar alguno.

Se trata de un servicio muy seguro, sin embargo, la principal desventaja es el hecho de no poder acceder a la información al momento que lo desee, ya que a tratarse de un centro especializado, este se rige por un horario de atención al público.